Excédé(e) par les e-mails ? 5 petits conseils pour résoudre de grands problèmes !

A l’heure à laquelle je vous écris, j’ai 2764 emails non lus. Je survis parce que je résiste et que bientôt je les marquerai tous comme « lus » en une opération de 2 secondes qui aurait pu me prendre entre 2 minutes et 7 heures. Jusqu’à 7 heures perdues à faire le tri, à répondre, à transférer, à classer, à archiver…
Etes-vous comme moi excédé par le flot continu d’e-mails ? Vous sentez-vous excédé(e) voire harcelé(e) ? Si oui, l’été est le moment idéal pour changer votre façon d’utiliser l’email, ce canal vieux de plus quarante années !

L’utilisation d’e-mail comme moyen de communication doit impérativement être mis en question.

Initialement, le courrier électronique était un moyen d’échanger des informations entre individus. Il est rapidement devenu l’un des canaux les plus utilisés par les marketeurs, connu sous le nom de e-mailing. L’e-mailing consiste à envoyer des emails simultanément à un nombre important de destinataires. Plus de 80% des emails reçus proviennent d’expéditeurs inconnus. Ainsi, l’e-mailing est de plus en plus perçu comme intrusif car son utilisation est devenue excessive et, le plus souvent non désirée par le destinataire.

L’e-mailing, outil de marketing direct et interne

L’e-mailing est un outil de marketing direct qui permet aux entreprises d’informer leur clientèle sur les actualités, les nouveautés… Les cibles majoritaires des entreprises pour promouvoir leurs services ou produits sont les prospects, potentiellement de futurs clients. Pour les entreprises, les différents objectifs à atteindre sont d’accroître les ventes, informer la clientèle avec des newsletters et fidéliser la clientèle. Cependant, les moteurs de recherche et autres réseaux sociaux collectionnent toutes les données qui circulent sur le web et s’en servent en les revendant à l’insu des internautes. Les publicités contenues par certains e-mails sont donc considérées comme des spams et sont désormais souvent associées au marketing direct des annonceurs.

Il a été observé que 70% des cadres travaillent en-dehors de leur temps de travail, cela inclut également le temps passé à consulter leur messagerie électronique. Si nous pouvons retarder l’envoi d’un courriel, il est très difficile voire impossible d’en empêcher la réception.
Dans les entreprises, les e-mails envoyés en interne, représentent souvent un danger dans leur utilisation. En effet, pour être sûr de toucher tous ceux qui sont concernés sans oublier personne, nous n’hésitons plus à arroser des services entiers, voire tous les services d’un secteur… rendant ces mails multiples inutiles car rares sont ceux qui nous concernent réellement.
Par ailleurs, un groupement d’adresses mal défini peut rapidement engendrer la divulgation d’informations sensibles.

Les pièges à éviter

Pour les e-mails à but de marketing direct, la principale recommandation est de prendre garde à ce que nous exposons aux receveurs. L’expéditeur doit s’assurer que le contenu de son e-mail soit suffisamment remarquable pour qu’il soit lu et mémorisé. L’intitulé de votre adresse mail est primordial pour permettre aux usagers de vous identifier clairement et rapidement et ainsi instaurer une relation de confiance. Il est essentiel d’innover pour surprendre le destinataire et l’inciter à continuer d’ouvrir l’e-mail. Pour que le client se considère comme unique, il faut que le mail corresponde bien à ses besoins ou envies. Cela implique que la base de données soit constamment mise à jour, ce qui n’est guère le cas. En effet, si les moteurs de recherche donnent des indications, ils ne donnent pas l’information que notre centre d’intérêt se déplace.

Pour ce qui concerne les e-mails de travail, la règle d’or dans l’envoi d’e-mails est de s’adresser aux bonnes personnes. Les groupes d’adresses doivent être utilisés avec parcimonie et précautions, constamment vérifiés et mis à jour en fonction des mouvements au sein de l’entreprise ou autres mutations. La divulgation de données à un nombre trop important de personnes engendre un risque de perte de confidentialité. Il faut donc apprendre à n’envoyer que ce qui est nécessaire à ceux qui en ont besoin. Enfin, le fond et la forme de l’e-mail doivent être impérativement soignés !

Les inconvénients de l’e-mailing

A l’inverse des échanges au travers des réseaux sociaux, l’e-mailing ne permet pas une interaction entre le destinataire et l’expéditeur.
L’e-mailing fait disparaître au cours du temps, les valeurs liées au respect, à la politesse, et à la courtoisie… La confidentialité du message de l’expéditeur est réduite. Le risque d’être atteint de virus est très présent, ce qui peut être effrayant autant pour les expéditeurs que les destinataires.
Le temps passé à l’ouverture et à la lecture des mails réduit considérablement le temps alloué à la vie privée, source d’équilibre indispensable à chacun.

Etablir une charte de bonne conduite

Une charte de bonne conduite des e-mails doit être mise en place dans chaque organisation. Pour que la charte soit bien comprise par tous, des formations peuvent s’avérer nécessaires. Un suivi et des rappels réguliers doivent être effectués pour s’assurer du respect de la charte par chaque employé.
L’envoi d’un e-mail cache de nombreux risques, trop souvent ignorés. En suivant les règles imposées par la charte, la protection des employés sera plus efficace. A la manière d’un contrat, la charte e-mail établit les droits et les obligations des expéditeurs. Les points énoncés dans le contrat sont l’utilisation raisonnable de la messagerie électronique, le droit des salariés, la sécurité du réseau informatique, les procédures de surveillance mises en place ainsi que les sanctions en cas d’abus.

La lecture du livre « anti-e-mailing » est d’une aide non-négligeable dans un univers parfois peu ou mal compris.

Soyez « néthique ! » : éthique du web qui inclut un ensemble de règles de valeurs.

De plus en plus d’entreprises prennent des initiatives pour contrôler leurs envois d’e-mail afin de préserver les destinataires et également de mieux les atteindre. Par exemple, AdeRHis, cabinet conseil RH et SIRH, a décidé d’interdire l’envoi d’emails le vendredi après-midi. Ce type de démarche devrait se développer au fil des mois au sein des organisations pour garantir le bien-être des salariés et assurer leur efficacité.

Pour conclure, voici 5 conseils pour reprendre le contrôle de votre messagerie électronique :

1. Ne faites pas aux autres ce que vous ne voulez pas qu’ils vous fassent ! Concrètement si vous estimez recevoir trop d’e-mails et perdre trop de temps à les traiter, pensez à vos destinataires lorsque vous leur adressez un message électronique. Il devrait être interdit dans une entreprise de recourir à l’email pour demander à votre voisin de bureau de mettre à votre disposition une date, une information ou un fichier.
2. Pendant vos congés, déconnectez votre messagerie professionnelle de votre smartphone personnel et n’allumez votre smartphone professionnel ou votre ordinateur qu’une fois par semaine, un matin de préférence. Par cette simple action de suppression du compte IMAP dans les réglages de votre appareil mobile, vous ne serez plus importuné par vos collègues qui ne sont pas encore partis en congés et qui doivent justifier leur permanence 😉
3. Profitez de la période des congés pour prendre de bonnes résolutions auxquelles vous vous tiendrez à la rentrée pour ce qui concerne votre recours à l’email. Par exemple, ne répondre qu’une seule fois à un message ou encore ne mettre en copie que 3 personnes maximum.
4. Prévenez par tout moyen vos amis, vos clients, vos contacts, votre famille que vous ne souhaitez plus qu’ils vous contactent par le biais d’un email et proposez leur tout canal alternatif (appel, sms, tweet, pigeon voyageur, message privé Facebook…)
5. Lisez ce livre :  Inondé sous les emails ? Résistez ! (petits conseils pour grands progrès).

Rendez-vous prochainement pour les conseils suivants !

SOURCES :

• « http://ow.ly/yJrV4 » Aujourd’hui, un e-mail cela se teste comme une application !
• « http://ow.ly/yJrXM » E-mailing : évitez les listes noires…
• « http://ow.ly/yM39N » AFA – Association des Fournisseurs d’Accès et de Services Internet
• Les e-mails nous asservissent, voici comment prendre le dessus http://ow.ly/zai6a  via @LeNouvelObs
• La nouvelle loi anti-pourriel « http://www.spotpink.com/2014/06/20/nouvelle-loi-anti-pourriel/#axzz37XXPFT9c »
• Résistez aux e-mails ! | SpotPink « http://www.spotpink.com/2013/02/12/resistez-aux-emails/#axzz37XXPFT9c »

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Auteure de ce billet

Judith Portron
Stagiaire chargée de marketing et communication chez SpotPink, je suis étudiante en deuxième année d’école de commerce, Kedge à Bordeaux. Je suis passionnée par le domaine du marketing et des outils de communication, éléments indispensables au développement et au succès d’une entreprise. Très intéressée par l’entrepreneuriat, je souhaiterais dans le futur mettre à profit mes connaissances et mes expériences professionnelles dans une création d’entreprise. Dynamique et joviale, l’équitation et la musique ont une part importante dans ma vie.