Etude de cas: optimisation de l’usage de l’e-mail et droit à la déconnexion

@ Je m’enmail & je m’endémail @

Vincent Berthelot et Carole Blancot sont intervenus le 15/11/2016 à Grenoble au sein d’une collectivité dans le cadre d’une journée dédiée à l’optimisation de l’usage de l’e-mail.

La demande :

La Direction Générale souhaitait initier une réflexion collective autour des usages de l’e-mail afin d’encourager les bonnes pratiques et aussi, de limiter les usages problématiques d’un outil utilisé par tous depuis plusieurs dizaines d’années (mais qui semble comporter des risques et auquel sont associées des dérives dans les pratiques).

La commande :

Intervenir dans le cadre d’une conférence puis organiser et animer des groupes de travail pour solliciter l’intelligence collective, la créativité et le travail collaboratif. La prise de conscience déclenchée en séance devait pouvoir permettre d’ancrer les prémisses d’un changement durable de comportement.

L’intervention :

Public : Plusieurs centaines de participants occupant des fonctions d’encadrement d’une équipe.
Objectifs : Après avoir dressé un constat (basé sur un sondage préalable et l’analyse des pratiques), impulser une réflexion individuelle et collective sur les axes d’optimisation de l’usage de l’e-mail. L’objectif ultime étant d’optimiser la productivité tout en garantissant un niveau satisfaisant de Qualité de Vie au Travail et d’intégrer également le droit à la déconnexion au sein d’une organisation très connectée à sa messagerie (1 200 000 e-mails traités chaque mois).

Pour préparer l’intervention, nous avons étroitement travaillé avec la direction de la communication. Sur place, nous avons rencontré la psychologue du travail en charge de la mise en place des plans de prévention des risques psychosociologiques. Au terme de la journée, la Direction des Ressources Humaines a été investie du rôle de maître d’oeuvre de la suite de cette journée pour la mise en place d’un programme d’optimisation stratégique de l’usage de l’e-mail.

Les slides de la conférence (après avoir rendu anonymes les informations) :
Vous trouverez dans ce document :

  • le constat et les chiffres clés de l’usage de l’e-mail en France en 2016,
  • des informations sur les bonnes pratiques et aussi sur les usages potentiellement problématiques,
  • une synthèse de l’état des lieux des pratiques au sein de la collectivité,
  • des exemples d’initiatives d’entreprises pour limiter le nombre d’e-mails échangés et pour optimiser la qualité de ceux-ci, tout en prévenant les risques associés aux messageries qui débordent.

Quelques photos prises en séance :

Plusieurs centaines de cadres, chacun responsable d’une équipe, ont travaillé en 18 équipes sur 6 thèmes différents pour identifier :

  1. Les problèmes que peuvent poser la gestion des messageries d’une façon générale ou particulière.
  2. Les caractéristiques d’une situation idéale avec les indicateurs qui permettraient d’évaluer une progression dans les pratiques.
  3. Les solutions et/ou propositions spécifiques au thème alloué à chaque groupe.

Chacun des membres des 3 groupes travaillant sur le même thème a ensuite été voter pour l’une des 3 propositions/solutions trouvées par les 2 autres groupes (du même thème), en collant une gommette sur l’idée qui avait sa préférence. Le nombre de gommettes a été comptabilisé et, les 3 solutions/propositions qui ont obtenu le plus grand nombre d’intentions ont été retranscrites sur un paperboard (cf. photos ci-dessous).

Les animateurs de chaque groupe ont commenté les résultats, thème par thème, à la Direction Générale. Plusieurs idées similaires ont été identifiées de façon transverse à différents thèmes. La Direction Générale a pris note des résultats de l’élaboration. Après la restitution faite en amphithéâtre par les 2 animateurs des résultats des travaux de groupe, la Direction Générale a effectué sa propre reformulation, et a pris publiquement des engagements personnels, tout en définissant les axes de la stratégie pour la suite.

A retenir :

A l’heure de la transformation digitale parler de l’e-mail pourrait sembler anachronique… Pourtant, cet outil continue à être utilisé de façon massive et parfois problématique. Chacun essaie de trouver des astuces pour gérer sa pile de mails quotidiens mais doit, pour y parvenir, la traiter en dehors des heures de travail ainsi que durant les temps de repos tels que les congés. L’encadrement est le plus touché par ce phénomène du tombeau des Danaïdes. La réponse ne peut être uniquement individuelle. Elle doit être également collective et aussi reposer sur l’exemplarité managériale. Car, derrière le problème de l’e-mail, se cache celui de l’organisation du travail à l’heure de la digitalisation et se pose la question de l’application du droit à la déconnexion.

Cette mission nous a montré la nécessité de travailler de manière collective afin de partager le diagnostic des pratiques et aussi celui des attentes individuelles, avant d’imaginer des solutions réalistes pour s’engager individuellement et collectivement dans des changements durables qui seront au service de la performance et du bien-être.
A l’ère numérique, les techniques managériales sont contraintes d’évoluer. La culture de l’instantanéité et de la réactivité trouvent leurs limites dans celles des capacités humaines. L’arbitrage entre faire “tout de suite et de façon réactive (plus ou moins contrainte)” ou faire “plus tard mais de façon parfaitement réfléchie et volontaire”, est plus que jamais de rigueur. 
Si la transformation numérique s’effectue au péril de la perte de liens humains réels, les êtres sociables que nous sommes en souffriront individuellement et collectivement. Tous les robots créés par l’homme ne sauront jamais faire preuve d’autant d’empathie que leurs créateurs.

Dans ce dossier spécial “L’impact du numérique sur la qualité de vie au travail en 2016 : points de vue des salariés et dirigeants d’entreprise”[1] publié par les Editions Tissot, formations, droit à la déconnexion et communication sont pointés comme permettant d’aider les salariés à mieux travailler à l’ère du numérique. Interrogés sur ce qui pourrait les aider à mieux travailler à l’ère du numérique, les salariés tout comme les chefs d’entreprise jugent prioritaires des formations spécifiques au numérique. Rappelons aussi que le droit à la déconnexion, nouveauté issue de la loi Travail du 8 août 2016, va devoir faire l’objet d’une négociation obligatoire dans les entreprises d’ici le 1er janvier 2017.

Le besoin de collaboration, la pression du temps et la course après le monde de tous les possibles peuvent engendrer des situations d’épuisement lorsque le repos est insuffisant. L’homo-connectus du XXIème siècle devra, tôt ou tard, prendre conscience de ses limites (et de celles de ses collègues) s’il veut survivre dans la jungle de l’infosphère.

Biographie des animateurs :

Carole Blancot
Diplômée d’un M2 de psychosociologie clinique (Numéro ADELI : 789310596), bloggeuse depuis juillet 2009 sur http://www.gestionpaiegrhquichoisir.comhttp://www.caroleblancot.com et http://www.spotpink.com, elle est aujourd’hui Directrice Conseil de SpotPink, conférencière, consultante, auteure et formatrice. Carole Blancot a occupé des fonctions de consultante en RH, chef de produits, responsable marketing & communication et directeur marketing. Passionnée depuis 1999 par la gestion des ressources humaines et les technologies de l’information associées aux processus de gestion des RH, elle étudie les stratégies d’appropriation d’Internet par les entreprises.
Elle est co-auteure de deux ouvrages et d’une étude :

Vincent Berthelot
De formation RH (DESS) et communication interculturelle (DREA), Vincent Berthelot est aussi un passionné de l’Asie (INALCO, DEA de Siamois). Spécialiste de l’intranet, des applications du web social en RH, de la socialisation des process RH ainsi que de la modernisation du dialogue social par le 2.0, il trouve des applications pour nos entreprises dans des ouvrages asiatiques de stratégie. Dès le début des années 2000, il développe l’utilisation des NTIC au travers du premier intranet RH à la RATP puis des espaces collaboratifs et des premiers self-services RH. Il a été l’un des premiers à percevoir tout le potentiel de la socialisation des intranets et des réseaux sociaux d’entreprise, ainsi que de l’importance du community management interne. Conférencier et formateur, il anime avec passion les échanges pour une utilisation optimale du web social au sein des entreprises. Il partage ses convictions de performance sociale et économique sur son blog www.conseilwebsocial.com.
Il est co-auteur des ouvrages suivants :

D’autres articles sur ce site et sur le sujet de l’e-mail.

Sources et liens utiles

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